Honorarnotenübermittlung durch Wahlärzt*innen

Der Gesetzgeber hat im Rahmen des Vereinbarungsumsetzungsgesetzes (VUG) beschlossen, dass Wahlärzt*innen Honorarnoten für Ihre Patient*innen an die Sozialversicherung (ÖGK, BVAEB, SVS) übermitteln müssen. Diese Verpflichtung ist per 1. Juli 2024 in Kraft getreten.  In diesem Zusammenhang gibt es viele wichtige Fragen, die wir auf dieser Seite beantworten möchten. Vorweg möchten wir festhalten, dass im Gesetz keine Sanktionen formuliert sind, wenn der Honorarnotenübermittlung nicht nachgekommen wird.

Diese Seite wird laufend aktualisiert (aktueller Stand: 22. Juli 2024) und Änderungen im Vergleich zum letzten Update sind gelb markiert hervorgehoben.

1. Ab wann müssen Wahlärzt*innen Honorarnoten für Ihre Patient*innen an die Sozialversicherung übermitteln?
   Die Regelung ist ab 1. Juli 2024 in Kraft getreten und gilt für ab 1. Juli 2024 erbrachte Leistungen.

2. Wer ist von der verpflichtenden Honorarnotenübermittlung ausgenommen?
   Laut Gesetz sind jene Ärzt*innen von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Honorarnoten ausgenommen, denen dies nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Die Unverhältnismäßigkeit wurde von den Sozialversicherungsträgern und dem Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz wie auch in unserem Rundschreiben ersichtlich folgendermaßen definiert:
   
   Wer weniger als 300 verschiedene Patient*innen pro Jahr behandelt, deren Honorarnoten bei den Krankenversicherungsträgern zur Kostenerstattung eingereicht werden können, ist von der Verpflichtung ausgenommen. Es zählt die Anzahl der Patient*innen und nicht die Anzahl der Konsultationen - das heißt, Patient*innen die zweimal oder häufiger pro Jahr behandelt werden, fließen einmal in die Berechnung ein. Die Sozialversicherung geht bei 300 Patient*innen durchschnittlich von 500 Rechnungen pro Jahr aus. Je nach Fach können sich bei der Betreuung von weniger als 300 Patient*innen auch mehr als 500 Rechnungen jährlich ergeben (z.B. im Bereich der Onkologie, Psychiatrie). Nicht erstattungsfähige oder nicht bezahlte Rechnungen sind nicht von Wahlärzt*innen einzureichen und zählen somit auch nicht bei der Grenze mit.
   
   Darüber hinaus gibt es keine weiteren Ausnahmen.
   
   In der Konsequenz müssen Sie, wenn Sie mindestens 300 verschiedene Patient*innen pro Jahr mit erstattungsfähigen Leistungen behandeln, die Honorarnotenübermittlung an die Sozialversicherungsträger durchführen. Beachten Sie, dass die Einwilligung des*der Patient*in erforderlich ist.
   
   Nähere Informationen finden Sie in diesem gemeinsamen Schreiben der Sozialversicherungsträger und der Österreichischen Ärztekammer.
    
3. Auf welchen Zeitraum bezieht sich die 300-Patient*innen-Regel laut Punkt 2?
   Für bereits praktizierende Wahlärzt*innen gelten die Daten des Jahres 2023. Jene Wahlärzt*innen, die die Patient*innenzahl im Jahr 2023 nicht erreicht haben, sowie neue Wahlärzt*innen trifft die Verpflichtung, sofern absehbar ist, dass die Anzahl von 300 Patient*innen pro Jahr erreicht wird.
    
4. Ich bin unsicher, ob ich unter die Regelung der verpflichtenden Honorarnotenübermittlung falle. Wer kann mir bei der Einschätzung helfen?
   Bei Unsicherheiten, ob Sie der verpflichtenden Honorarnotenübermittlung unterliegen, steht Ihnen die ÖGK unter mmmd2Fob25saW5lQG9lZ2suYXQ= als Ansprechpartner zur Verfügung.
    
5. Auf welchem Weg kann die Honorarnote übermittelt werden?
   Über WAHonline, das als Standard von den SV-Trägern vorgegeben wurden bzw. alternativ auch über Befundaustauschsysteme: Honorarnoten, welche im WAHonline-Format von einer Ordinationssoftware erstellt wurden, können alternativ zu ELDA auch über Befundkommunikationssysteme übermittelt werden.
   
   Zudem bieten einige Softwarehersteller*innen Lösungen für die Honorarnotenübermittlung, die auch ohne ID-Austria bzw. ELDA-Registrierung funktionieren.
    
6. Welche Voraussetzungen gelten für die Implementierung von WAHonline?

• IT-Ausstattung samt Ordinationssoftware (WAHonline ist kein eigenständiges Programm, sondern eine Softwareerweiterung, die in eine Ordinationssoftware integriert wird)
• Internetzugang
• ID-Austria
• ELDA-Registrierung
  
  Sollten Sie keine explizite Ordinationssoftware verwenden, ist die Verwendung von WAHonline nicht möglich!
  Ein e-card Anschluss ist nicht erforderlich.

7. Welche Voraussetzungen gelten für die Implementierung von DaMe?
   Es wird eine IT-Ausstattung samt Ordinationssoftware und ein Internetzugang benötigt. Mit dem*der jeweiligen Ordinationssoftwarehersteller*in muss abgestimmt werden, dass die erstellte Honorarnote über „DaMe Befundübermittlung“ bereitgestellt wird.
    
8. Wie hoch sind die Kosten für WAHonline?
   Die Kosten für die Implementierung des Moduls „WAHonline“ gestalten sich unterschiedlich, abhängig von dem*der Softwarehersteller*in und dessen Produkten.
    
9. Gibt es eine Förderung für die Implementierung von WAHonline?
   Aktuell leider nicht. Der Fördertopf ist seit Ende April 2024 ausgeschöpft. Trotz vehementer Forderungen wurden keine neuen Fördermittel in Aussicht gestellt.
    
10. Genügt in einer Gemeinschaftspraxis ein WAHonline Zugang?
    Ja, es genügt ein Zugang. Es ist darauf zu achten, dass die Vertragspartnernummer und das richtige Fachgebiet des*der jeweiligen Behandler*in angegeben werden.
     
11. Wo finden mein*e IT-Betreuer*in bzw. Softwarehersteller*in Informationen zu WAHonline?
    Die Softwarehersteller*innen sind über die Umsetzung von WAHonline informiert.
    
    ÖGK, BVAEB und SVS implementieren ab dem 25. Juni 2024 die Version 7.0 von WAHonline. Die SVS und die ÖGK stellen noch die alte Version (6.0) bis 31. August 2024 zur Verfügung. Die KFA Wien arbeitet momentan an der Schaffung der Voraussetzungen zur Umsetzung des WAH Online. Derzeit kann keine valide Auskunft über den Zeitpunkt der Möglichkeit der digitalen Einreichung für Anspruchsberechtigte der KFA Wien geben.  Die KFA Wien bittet daher, den Weg der Einreichung im Sinne ihrer Anspruchsberechtigten wie bisher zu ermöglichen.
    
    Die Organisationsbeschreibung, welche detailliert auf die Erstellung, Übermittlung und den Aufbau des WAH Honorarnotenmeldungsdatensatzes eingeht, finden Sie hier.
     
12. Was passiert, wenn ein fehlerhafter Datensatz übermittelt wird?
    Fehlerhafte Datensätze – das heißt wenn die Validierung fehlschlägt - werden an den*die Ärzt*in retourniert, müssen korrigiert und noch einmal geschickt werden. Eine Korrektur durch die Sozialversicherung darf nicht erfolgen, da es sich bei diesem Datensatz um die „Originalhonorarnote“ handelt. Werden fehlerhafte Daten übermittelt, weil der*die Patient*in falsche Angaben gemacht hat, tritt die Sozialversicherung mit dem*der Patient*in in Kontakt.
     
13. Wer steht mir für Fragen zu WAHonline zur Verfügung?
    Die ÖGK steht für Fragen zu WAHonline telefonisch unter 05 0766 -14504950 oder per E-Mail unter mmmd2Fob25saW5lQG9lZ2suYXQ= zur Verfügung.
    
    Seitens der SVS kann Ihnen Frau Manuela Binder telefonisch unter 050 808 808 oder per E-mail unter mmmZ2VzdW5kaGVpdHNzZXJ2aWNlQHN2cy5hdA== weiterhelfen.
    
    Die BVAEB kann unter der E-Mail-Adresse mmmd2Fob25saW5lLnN1cHBvcnRAYnZhZWIuYXQ= kontaktiert werden.
    
    Die Österreichische Ärztekammer steht unter mmmd2FobGFyenRAYWVyenRla2FtbWVyLmF0 zur Verfügung.
     
14. Muss ich jetzt die Bankkontodaten meiner Patient*innen administrieren und an die Sozialversicherung weiterleiten?
    Nein. Den SV-Trägern zufolge liegen die Bankverbindungen auf. Der*die Ärzt*in ist nicht zur Erhebung dieser Daten verpflichtet. Ausnahme: Bei ausländischen Bankkonten ist gemäß der Organisationsbeschreibung der BIC zu melden.
     
15. Müssen die Positionsziffern laut Honorarordnung verpflichtend angegeben werden?
    Die Positionsziffern sind verpflichtend anzugeben, die dafür notwendigen Kataloge stehen den Softwarenanbieter*innen laut ÖGK zur Verfügung.
     
16. Sind ausschließlich Honorarnoten mit Leistungen, die in den Honorarkatalogen abgebildet sind, zu übermitteln oder bezieht sich die verpflichtende Übermittlung auch auf Leistungen der Satzung (Kostenzuschüsse)?
    Alle Honorarnoten (auch mit Leistungen für die ein Kostenzuschuss gebührt) sind zu übermitteln. Das Gesetz macht diesbezüglich keinen Unterschied. Unter den folgenden Links gelangen Sie zu den Satzungen:

• ÖGK-Satzung (S. 34ff.)
• BVAEB-Satzung (S. 19ff.)
• SVS-Satzung (Dokument „1. Änderung der Satzung“ vom 27. März 2024 S1f.).
  
  Somit ist mit der Akupunktur bei der ÖGK und der BVAEB auch eine komplementärmedizinische Leistung umfasst.
  
  Die entsprechenden Kataloge stehen den Softwareanbieter*innen laut der ÖGK digital zur Verfügung.
   

17. Welche Positionsnummern sind für die Fallpauschalen und Vertretungsfallpauschalen bei der ÖGK anzuwenden?
    Die dafür benötigte Positionsnummer lautet ORD – diese Position ist laut ÖGK auch in den Katalogen angeführt, die den Softwareanbietern zur Verfügung stehen.
     
18. Wie ist mit Leistungen, die weder in den Honorarkatalogen noch in den Satzungen abgebildet sind, umzugehen? Welche Positionsnummer ist bei diesen „Privatleistungen“ anzuführen?
    Bei „Privatleistungen“ ist laut ÖGK eine Positionsnummer zu wählen, die derzeit nicht vergeben ist. Die Softwareanbieter*innen sind diesbezüglich informiert.
     
19. Wenn ein Befundaustauschsystem zur Übermittlung genutzt wird: Wie ist hier der Ablauf? Genügt die Übermittlung als PDF-Datei? Bringt dies überhaupt eine Zeitersparnis, nachdem nicht der WAHonline-Datensatz zur Anwendung kommt?
    Egal ob ein Befundübermittlungssystem oder ELDA verwendet wird, es genügt nicht nur eine PDF-Datei zu übermitteln, sondern es muss die Honorarnote im WAHonline-Format übermittelt werden.
     
20. Wann kommt das (kostenlose?) Online-Formular (Eingabe über Browser)?
    Laut aktuellen Informationen soll es dieses Serviceangebot seitens des Dachverbandes nun doch nicht geben.
     
21. Darf ich den finanziellen Mehraufwand an die Patient*innen verrechnen? Falls ja, was ist zu beachten?
    Für Wahlärzt*innen, die von der verpflichtenden Honorarnotenübermittlung an die Sozialversicherung umfasst sind, stellt sich die Frage, wie die entstandenen Aufwände abgegolten werden können. Zum Teil sind erhebliche Investitionen erforderlich, vor allem dann, wenn die Ordination bisher nicht oder kaum digitalisiert ist.
    
    Für die Anschaffung von Tools für die Übermittlung sowie auch für Ordinationssoftware gibt es keine Förderung mehr. Die Empfehlung lautet, den finanziellen und administrativen Mehraufwand zu kalkulieren und wie andere betriebswirtschaftliche Aufwände durch eine entsprechende Honoraranpassung zu berücksichtigen. Da es sich um eine gesetzliche Vorgabe handelt, deren Normadressaten ausschließlich Wahlärzt*innen sind und denen sohin eine gesetzliche Mitwirkungspflicht bei der Feststellung des jeweiligen Anspruchs der Patient*innen auferlegt wurde, wird von der Verrechnung einer gesonderten Position für die Übermittlung der Honorarnoten bzw. einer Servicegebühr dringend abgeraten.
     
22. Wie lange dauert die Kostenrückerstattung?
    Laut aktueller Aussage der ÖGK werden WAHonline-Honorarnoten in allen Bundesländern grundsätzlich binnen maximal 14 Tagen rückerstattet.
     
23. Welche Ansprechpartner*innen stehen den Patient*innen seitens der Sozialversicherung zur Verfügung, wenn es Fragen zum Status der Rückerstattung durch Patient*innen bzw. deren Ärzt*innen gibt?
    Seitens der ÖGK wurde uns bekanntgegeben, dass die Hotline zu den Ansprechpartnern des jeweiligen Bundeslandes hier auf der ÖGK-Homepage zu finden sind. Für das Bundesland Wien lautet der Kontakt 43 5 0766-112720 bzw. mmmdnB2LXdhaGxhcnp0aGlsZmVAb2Vnay5hdA==.
     
24. Welche Voraussetzungen sind erforderlich, damit die Honorarnote an die Sozialversicherung übermittelt werden darf?

• Die ausdrückliche Zustimmung des*der Patient*in muss vorliegen. Diese Zustimmung ist in der Patient*innendokumentation festzuhalten und nach Auskunft des BMSGPK nur einmalig einzuholen. Ohne Zustimmung der Patient*innen ist die elektronische Übermittlung der Honorarnote an die Sozialversicherung Abrechnung unzulässig und somit nicht durchführbar.

• Der*die Patient*in muss die Rechnung vor der Übermittlung bezahlen (bar, per Erlagschein, per Bankomat-/Kreditkarte oder mit Mobile Payment-Lösungen). Die Übermittlung einer noch offenen Honorarnote, um dem*der Patient*in eine Vorfinanzierung zu ersparen, ist unzulässig.
   

25. Wie wird kontrolliert, ob die Unzumutbarkeitsgrenze von 300 Patient*innen pro Jahr eingehalten wird?
    Mit den Sozialversicherungsträgern wurde eine mindestens 6-monatige gemeinsame Monitoringphase vereinbart. In dieser Monitoringphase werden Sozialversicherung und Ärztekammer gemeinsam analysieren und evaluieren, ob die Grenze von 300 Patient*innen pro Jahr überschritten wurde bzw. welche Fachgruppen, besonders Fächer ohne Kassenverträge (z.B. Onkologie, Anästhesiologie), überhaupt betroffen sind. 
     
26. Welche Sanktionen drohen, wenn die Honorarnoten nicht an die Sozialversicherung übermittelt werden?
    Im vorliegenden Gesetz sind keine Sanktionen formuliert. Sollte sich herausstellen, dass einzelne Ärzt*innen die Patient*innen-Grenze von 300 pro Jahr überschreiten, jedoch nicht die elektronische Honorarnotenübermittlung durchführen, wird die Sozialversicherung mit der Landesärztekammer in Kontakt treten. Mit diesen betroffenen Ärzt*innen werden wir dann individuell Kontakt aufnehmen und Lösungen suchen.
     
27. Welche Konsequenzen drohen, wenn die Honorarnote ohne Zustimmung des*der Patient*in übermittelt wird?
    Diese Frage befindet sich in Abklärung.
     
28. Welche Konsequenzen drohen, wenn die Honorarnote übermittelt wird, obwohl der*die Patient*in die Honorarnote noch nicht bezahlt hat und wie kontrolliert die Sozialversicherung dies?
    Gesetzlich ist explizit gefordert, dass nur bereits bezahlte Honorarnoten übermittelt werden. Der*die Ärzt*in muss dies auch vor der Übermittlung bestätigen. Die ÖGK geht daher davon aus, dass die Angaben wahrheitsgemäß erfolgen.
     
29. Müssen Ärzt*innen mit mehreren Fächern, die in einem Fach als Kassenärzt*in und in einem anderen Fach nicht als Kassenärzt*in arbeiten, im Nicht-Kassenfach ebenfalls Honorarnoten übermitteln? Benötigt man dann gesonderte Vertragspartnernummern?
    Für das Nicht-Kassenfach gilt die jährliche Grenze von 300 Patient*innen. Eine eigene Vertragspartnernummer ist hierfür nicht notwendig.
     
30. Ich übe ein Fach aus, für welches es keine Sachleistungsversorgung gibt. Bin ich von der Verpflichtung umfasst?
    Die einzige klar definierte Ausnahme von der Verpflichtung ist das Unterschreiten von 300 Patient*innen mit erstattungsfähigen Honorarnoten pro Jahr (siehe Frage 2).
    
    Für Fächer, die nicht im Rahmen der Sachleistungsversorgung angeboten werden, wird es nach der Monitoringphase (siehe Frage 18) eine abschließende Antwort in Bezug auf die Verwendungsverpflichtung bei entsprechender Patient*innenanzahl geben.
     
31. Wenn Patient*innen zu Beginn eines Quartals eine*n Wahlärzt*in besuchen und die Honorarnote per WAHonline übermittelt wird, erhält der*die Patient*in innerhalb von 2 Wochen die Kostenrückerstattung. Was passiert, wenn man danach innerhalb des gleichen Quartals (ÖGK)/Monats (BVAB/SVS) zum*r Kassenärzt*in desselben Fachs geht? Ist man dann für die Kassenleistung gesperrt? Ist die e-Card dann gesperrt? Wie wird die Sozialversicherung in solchen Fällen agieren?
    Seitens der ÖGK wird festgehalten, dass im gleichen Quartal nicht Vertrags- und Wahlärzt*in im gleichen Fach aufgesucht werden können. Die ÖGK prüft, ob im Einzelfall dennoch eine Erstattung erfolgen kann. Auch in Hinblick auf die Verpflichtung der Wahlärzt*innen zur Verwendung der e-card ab 1. Jänner 2026 findet derzeit eine Prüfung der technischen Lösungen hinsichtlich dieser Problematik statt.
     
32. Wie gelangen Patient*innen an eine Kostenrückerstattung, wenn Ärzt*innen die Honorarnote nicht an die Sozialversicherung übermitteln?
    Die Möglichkeit für einen Antrag auf Kostenrückerstattung durch Patient*innen per Papier bzw. Brief sowie online bleibt auch ab Juli 2024 weiterhin bestehen. Die Honorarnotenübermittlung durch die behandelnden Ärzt*innen erfordert die Zustimmung der Patient*innen bzw. können Patient*innen dies folglich selbstverständlich auch ablehnen. Zudem muss es Alternativwege geben, wenn die Übermittlung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Aus diesen Gründen bleiben die bekannten Übermittlungswege bestehen.
     
33. Kann ich mich als Privatärzt*in melden, um so die Verpflichtung zu umgehen?
    Nein, denn es gibt keine Möglichkeit zur Meldung als Privatärzt*in. Es wird lediglich zwischen niedergelassenen Ärzt*innen mit Verträgen zur Sozialversicherung und niedergelassenen Ärzt*innen ohne Verträge zur Sozialversicherung differenziert.
    
    Es kann lediglich zwischen wahlärztlichen und privatärztlichen Leistungen unterschieden werden.
     
34. Wann erbringe ich wahlärztliche Leistungen und wann privatärztliche Leistungen?
    Ob Sie wahlärztlich oder privatärztlich tätig sind, liegt oft nicht im eigenen Ermessen. Dies hängt unter anderem vom Umgang der Patient*innen mit den Honorarnoten, von den angebotenen medizinischen Leistungen sowie von Vertragsverhältnissen zur Sozialversicherung ab.
    
    Für medizinische Behandlungen durch Ärzt*innen ohne Kassenvertrag in Fachrichtungen, welche in der Kassenmedizin etabliert sind (alle Fächer mit Kassenverträgen), können Patient*innen Honorarnoten zur Kostenrückerstattung einreichen.
    
    Eine Kostenerstattung hat unter anderem nur dann zu erfolgen, wenn konsultierte Wahlärzt*innen eine Leistung innerhalb seines*ihres Fachgebiets erbracht haben.
    
    In diesem Fall liegt es im Ermessen der Patient*innen, ob sie die Honorarnote privat bezahlen, oder anschließend eine Rückerstattung bei der Sozialversicherung beantragen möchten. Rechtlich ist die Kostenrückerstattung im ASVG in § 131 verankert, mit Verweis auf die Satzungen der jeweiligen Sozialversicherungsträger.
    
    Eindeutig privatärztliche Leistungen sind:

• Leistungen, die nicht in den Honorarkatalogen der Sozialversicherungsträger oder der Satzung abgebildet sind.
• Fachrichtungen ohne Sachleistungsversorgung (z.B. Anästhesiologie und Intensivmedizin, Strahlentherapie-Radioonkologie, Neurochirurgie) à beachten Sie Frage 25.
• Für medizinische Leistungen durch Ärzt*innen mit Kassenvertrag gelten fachgleiche Leistungen, die nicht im Honorarkatalog enthalten sind, unabhängig vom Ordinationsstandort im Bundesgebiet, jedenfalls als Privatleistungen.
  
  Im Zuge der Gesetzesreform sind für Wahlärzt*innen ab 1. Jänner 2026 weitere Verpflichtungen vorgesehen, die übersichtsmäßig in folgender Tabelle zusammengefasst sind.
   

  Anwendung	Grundlage bzw. Zugehörigkeit
  Codierte Diagnose- und Leistungsdokumentation in elektronischer Form an die Sozialversicherung und weiter an die Zielsteuerungspartner*innen	Dachverband der Sozialversicherungsträger (ÖGK, BVAEB, SVS)
  Verwendung des e-Card-Systems	Dachverband der Sozialversicherungsträger (ÖGK, BVAEB, SVS)
  Verwendung von ELGA (e-Medikation, e-Befund)	Gesundheitstelematikgesetz (GeTelG)
  Anbindung an und Verwendung des e-Impfpass, sofern Impfungen verabreicht werden, die verpflichtend im e-Impfpass zu dokumentieren sind	Gesundheitstelematikgesetz (GeTelG)
  Identitätsprüfung der Patient*innen und rechtmäßige Verwendung der e-Card	Dachverband der Sozialversicherungsträger (ÖGK, BVAEB, SVS)

  
  Gemäß diesem gemeinsamen Schreiben der Sozialversicherungsträger und der Österreichischen Ärztekammer werden alle Ärzt*innen, die von der verpflichtenden elektronischen Honorarnotenübermittlung betroffen sind, auch ab 1. Jänner 2026 dazu verpflichtet sein, die e-card bzw. die e-card-Infrastruktur zu verwenden und die Identität der Patient*innen sowie die rechtmäßige Verwendung der e-card zu prüfen.
  
  Zur konkreten Umsetzung all dieser Punkte liegen aktuell noch keine aussagekräftigen Informationen vor. Hierzu müssen Gespräche stattfinden, um zunächst grundlegende Fragen zu klären. Sobald nähere Informationen zur Verfügung stehen, stellen wir themenbezogen weitere Informationsseiten zur Verfügung.