Pflichtnachweise für Ordinationen

Ordinationen sind verpflichtet, bestimmte Pflichtdokumente und Pflichtnachweise zu führen. Die rechtliche Grundlage bildet dafür die Qualitätssicherungsverordnung (QS-Verordnung 2024) zusammen mit der Verordnung der Österreichischen Ärztekammer über die hygienischen Anforderungen von Ordinationsstätten und Gruppenpraxen (Hygieneverordnung).

Im Rahmen der Ordinationsevaluierung gemäß Ärztegesetz § 49 wird das Vorhandensein dieser Dokumente und Pflichtnachweise überprüft.

Diese lassen sich grob in nachfolgende Themen gliedern:
 

Hygiene

  • Reinigung & Hygiene
  • Abfallmanagement

Notfallversorgung

  • Notfallplan
  • Notfallausstattung
  • Brandschutz

Medizinproduktemanagement

  • Bestandsverzeichnis für medizinische Geräte
  • Unterweisung der Mitarbeiter*innen im Umgang mit medizinischen Geräten
  • Implantatregister

Arzneimittel und Verbrauchsmaterialmanagement

  • Dokumentation und Aufbewahrung
  • Suchtgift

Personaleinsatz

  • Schulungen & Unterweisungen
  • Arbeitsplatz Evaluierung

Datenschutz

  • Verschwiegenheitspflicht

Unerwünschte Ereignisse, Beschwerdemanagement und Patientensicherheit

  • Unerwünschte Ereignisse
  • Beschwerdemanagement

Ringversuche

  • Adressen Anbieter Rundversuch

Wesentliche Rechtsvorschriften
 

P = Pflichtdokument/-nachweis (Worddokumente)                

INFO = Informationsblatt (PDF-Dateien)
 


Hygiene

Laut der „Verordnung der Österreichischen Ärztekammer über die hygienischen Anforderungen von Ordinationsstätten und Gruppenpraxen", müssen gemäß §2 die Hygieneanweisungen dem Leistungsspektrum und dem Infektionsrisiko angepasst sein.

Fragen im Rahmen der Selbstevaluierung lauten:

  • Ist schriftlich festgelegt, wie die Reinigung der Räume und Einrichtungsgegenstände erfolgt?
  • Ist im Reinigungs- und Desinfektionsplan schriftlich festgelegt, wie die Reinigung der Patiententoilette/der Personaltoilette erfolgt?
  • Ist schriftlich festgelegt, wie die Reinigung bzw. Desinfektion der Fußböden bzw. des Wandbelags erfolgt?

Notwendige Dokumente hierzu sind:

Abfallmanagement

Auch anfallende Abfälle und die Entsorgung dieser werden überprüft und müssen dokumentiert werden.

Notwendige Dokumente:

Weiter sind Sie verpflichtet folgende Nachweise vorzulegen:

  • Übergabebestätigung vom Entsorgungsdienstleister

Hinweis: Aufgrund der Vereinbarung zwischen der Wiener Ärztekammer und der Stadt Wien darf jede*r Ärzt*in pro Quartal einen Spritzenkübel bis max. 2,5 L kostenlos bei einer Problemsammelstoffstelle abgeben.

 

Notfallversorgung

Die Notfallausstattung in der Ordination ist dem medizinischen Leistungsspektrum, der Gefahrengeneigtheit der ärztlichen Tätigkeit und dem Erfahrungsstand der*des Ärzt*in anzupassen. Im Falle von Ordinationen sind, aufgrund des ständigen Patientenkontaktes, Beatmungsbeutel mit Masken als Teil der Notfallausstattung verpflichtend vorgeschrieben.

 

Fragen im Rahmen der Selbstevaluierung lauten:

Besteht ein Notfallplan, der alle notwendigen Vorkehrungen für Ihre Mitarbeiter*innen enthält?
Ist Ihr Personal nachweislich auf dessen Inhalte geschult und werden die Kenntnisse durch wiederkehrende Trainings gefestigt?

Wird die Notfallausstattung regelmäßig gewartet und gibt es eine schriftliche festgelegte Verantwortlichkeit für die Überprüfung der Notfallausstattung?

Notwendige Dokumente:

Bitte achten Sie darauf, dass Telefonnummern der Einsatzorganisationen bei jedem Telefon ersichtlich sind und ausreichend Feuerlöscher, welche alle zwei Jahre überprüft werden müssen vorhanden sind.

Notwendige Pflichtnachweise:

  • Telefonnummern der Einsatzorganisationen beim Telefon
  • Prüfplaketten am Feuerlöscher
  • Aushang des ausgefüllten und unterschriebenen Notfallplans 
     

Medizinproduktmanagement

Gemäß Medizinproduktegesetzt & Medizinproduktebetreiberverordnung müssen medizinische Geräte regelmäßig gewartet werden und die Mitarbeiter*innen im Umgang mit diesen beim Neuerwerb und bei Änderungen entsprechend den Herstellervorgaben geschult werden.

Fragen im Rahmen der Selbstevaluierung lauten:

Wird das mit der Handhabung von Medizinprodukten betraute Personal, auf die korrekte Handhabung eingeschult und erforderlichenfalls nachgeschult und werden diese Schulungen (soweit erforderlich) dokumentiert?

Notwenige Dokumente und Informationen:

Notwendige Pflichtnachweise

  • Prüfprotokoll und Prüfplaketten

 

Arzneimittel- und Verbrauchsmaterialmanagement

Hierbei sind vor allem die Punkte Haltbarkeit, Aufbewahrungsort und –form sowie die Dokumentation einer fortlaufenden Kühlkette relevant.

Fragen im Rahmen der Selbstevaluierung lauten:

  • Es werden nur Arzneimittel und Verbrauchsmaterialien eingesetzt, deren Haltbarkeitsdaten nicht überschritten sind. Haltbarkeitsdaten werden regelmäßig (monatlich) überprüft.
  • Arzneimittel und Verbrauchsmaterialien werden vorschriftsmäßig gelagert. Dies bezieht sich insbesondere auf Temperatur (Kontrolle durch Min-Max-Thermometer) und Lichtschutz, entsprechend den Herstellervorgaben sowie auf die sichere Verwahrung vor unbefugtem Zugriff.

Notwendige Dokumente

Besondere Aufmerksamkeit gilt der Dokumentation von Suchtgiften. Beachten Sie, dass eine doppelte Dokumentation der Suchtgifte benötigt wird.

  • Vignettennummer in der Patientenkartei
  • Name der Patienten bei der Vignettendokumentation

Notwendige Pflichtnachweise:

  • Dokumentation über die Verordnung von Suchtgiften
  • Dokumentation über die Verordnung von Substitutionsmittel
  • Dokumentation über die Entsorgung von Suchtmitteln

     

Personaleinsatz

Im Zuge der Qualitätssicherung innerhalb der Ordination ist der richtige Umgang mit dem Personal sehr wichtig. Sämtliche sicherheitsrelevante und arbeitsrelevante Schulungen sollten mindestens einmal im Jahr aufgefrischt werden. Darunter fallen z.B.: Brandschutzschulungen, Geräteschulungen, Verschwiegenheits- und Vertraulichkeitsschulung und viele weitere. Zur Dokumentation empfiehlt sich eine Jahresunterweisung durchzuführen, bei welcher sämtliche Inhalte auf einmal aufgefrischt werden, wobei hier ein Dokument zur Bestätigung der „Jahresunterweisung" ausreicht.

Arbeitsplatz Evaluierung
 

Ordinationen unterliegen, soweit diese Personal angestellt haben, dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), welches die Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer regelt.

Fragen im Rahmen der Selbstevaluierung lauten:

Evaluieren Sie die Arbeitsplätze Ihres Personals hinsichtlich der für Gesundheit und Sicherheit bestehenden Gefahren regelmäßig und halten Sie Ihre Ergebnisse und die gegebenenfalls durchzuführenden Maßnahmen zur Gefahrenverhütung schriftlich fest?

Die einfachste Form einer Gefahrenevaluierung besteht darin, sich bei der AUVA für eine kostenlose arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Begehung anzumelden. Damit erfüllen Sie die Pflicht der Begehung (gemäß § 73 ASchG) durch eine Sicherheitsfachkraft und Arbeitsmediziner, welche Sie alle 2 Jahre durchführen müssen.

Notwenige Dokumente und Informationen:

 

Datenschutz

Speziell seit dem Inkrafttreten der DSGVO ist der Datenschutz wichtiger denn je.

Fragen im Rahmen der Selbstevaluierung lauten:

  • Ist Ihr Personal nachweislich über seine Verschwiegenheitspflicht informiert?
  • Liegt eine Bestätigung zur Einhaltung der ärztlichen Verschwiegenheitsplicht mit Ihrer EDV-Firma vor?

Notwendige Dokumente und Nachweise:

 

Unerwünschte Ereignisse, Beschwerdemanagement und Patientensicherheit

Feedback, Rückmeldungen von Patienten und unerwünschten Ereignissen sind im niedergelassenen Bereich genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger als in der Wirtschaft. Ein gut geführtes Beschwerdemanagement ist das A und O der Qualitätssicherung und hilft Ihnen beim Verbesserungsprozess. Aufgrund des mit der ärztlichen Tätigkeit verbundenen Risikos, ist die Dokumentation von unerwünschten Ereignissen für alle Ordinationsmitarbeiter*innen verpflichtend.

Notwendige Dokumente:

 

Ringversuche

Zur Überprüfung Ihrer Laboruntersuchungen besteht die Möglichkeit an Ringversuchen teilzunehmen, die Ergebnisse solcher Überprüfungen sind natürlich auch aus Gründen der Nachweisbarkeit aufzubewahren. Ein Informationsblatt mit Adressen von Ringversuch Anbietern finden Sie gleich hier:

Wesentliche Rechtsvorschriften